Handleiding: naar een digitaal toegankelijke organisatie

Main content

Met deze handleiding helpen we je om te voldoen aan het Besluit digitale toegankelijkheid overheid. Je vindt hier een beknopt overzicht van de stappen die je moet nemen. Let op: niet alle nuances zijn beschreven. Volg de links in de tekst als je meer wilt weten over een bepaald onderwerp.

Inhoud

Stap 1: Zorg voor bestuurlijk draagvlak

✅ Zorg dat het bestuur van je organisatie betrokken is en weet van de verplichting.

Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat bestuurlijk draagvlak de belangrijkste voorwaarde is voor een succesvol toegankelijkheidsbeleid. 

Deze vragen moet je stellen:

  • Bewustwording:
    Is het bestuur op de hoogte van de wettelijke verplichting rond digitale toegankelijkheid? En van het belang van toegankelijkheid?
  • Commitment:
    Is dit ergens vastgelegd?
  • Verantwoording:
    Weet het bestuur dat zij voor elke website en app jaarlijks een toegankelijkheidsverklaring moet accorderen? En dat die verklaring een nalevingsstatus (A t/m E)  toont, die aangeeft in hoeverre het kanaal aan de wettelijke verplichting voldoet? Weet het bestuur ook dat de informatie in de verklaringen gebruikt wordt voor rapportages aan de Europese Commissie en de Tweede Kamer?
  • Taken en verantwoordelijkheden:
    Is het bestuur akkoord met het aanstellen van een functionaris binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor digitale toegankelijkheid? Zo ja: stel een functionaris aan.

De nalevingsstatus

De nalevingsstatus geeft aan in hoeverre een website of app al voldoet aan de wettelijke verplichting rondom toegankelijkheid. Deze status is te zien in de toegankelijkheidsverklaring. Toegankelijkheidsonderzoek speelt een belangrijke rol bij het bepalen van de status:

Overzicht nalevingsstatussen toegankelijkheid
Status Is er volledig en actueel onderzoek*? Aan hoeveel eisen voldoet site/app? Is er binnen 6 maanden een onderzoek gepland? Voldoe je aan wettelijke verplichting?
A Ja Alle 50 Niet nodig Ja
B Ja Minder dan 50 Niet nodig Ja, als maatregelen zijn beschreven en er elk jaar verbetering is
C Nee Niet bekend Ja Ja, maximaal 6 maanden vanaf het moment van publicatie van de verklaring
D Nee Niet bekend Nee Nee
E Niet bekend (geen verklaring) Niet bekend Niet bekend Nee

* Volledig en actueel onderzoek betekent: maximaal 3 jaar oud, uitgevoerd volgens de methode WCAG-EM, voor alle 50 toegankelijkheidseisen en van alle onderdelen (alle techniek en content) van de hele site of app. Dit onderzoek mag ook uit meerdere deelonderzoeken bestaan.

Stap 2: Zorg voor overzicht

✅ Zorg voor een compleet overzicht van alle websites en apps van je organisatie. Regel het beheer ervan.

Zoek uit of er al een overzicht is van alle websites en mobiele apps die onder verantwoordelijkheid van jouw organisatie vallen. Geen overzicht gevonden? Dan maak je het zelf, bijvoorbeeld in een spreadsheet. Ga nu als volgt te werk:

  • Inventarisatie:
    Vul het overzicht (aan) met alle websites, intranetten, extranetten en mobiele apps waarvoor jouw organisatie verantwoordelijk is. 
  • Beheer:
    Regel het beheer van het overzicht, zodat het actueel blijft.
  • Nalevingsstatus:
    Noteer bij elk kanaal voorlopig nalevingsstatus D. In de volgende stappen ga je dit verfijnen.

Stap 3: Zorg voor inzicht

✅ Vul het overzicht aan met informatie over de stand van zaken op het gebied van toegankelijkheid voor elke website en app. Zo ontstaat inzicht.

Neem in het overzicht van stap 2 per kanaal informatie op over:

  • Toegankelijkheidsonderzoek:
    • Is in de afgelopen 3 jaar een volledig toegankelijkheidsonderzoek volgens de eisen uitgevoerd voor dit kanaal? Zo niet, dan blijft de nalevingsstatus D (dit kan bij stap 4 veranderen).
    • Zo ja, wat was de uitkomst van dit onderzoek? Pas de nalevingsstatus aan: A als de site of app aan alle 50 toegankelijkheidseisen voldoet, B als er nog fouten zijn gevonden.
  • Bouw:
    • Is bij de bouw rekening gehouden met toegankelijkheid? 
    • Heeft de leverancier hier ervaring mee? 
    • Welk CMS wordt gebruikt, en kun je hiermee voldoen aan de toegankelijkheidseisen?
  • Externe systemen:
    • Welke externe systemen worden bij dit kanaal ingezet? Denk aan zaaksystemen, een systeem om de website te archiveren, enzovoorts. 
    • Zijn er gegevens beschikbaar over de toegankelijkheid van deze systemen?
  • Redactie:
    • Zijn redacteuren op de hoogte van de voor hen relevante toegankelijkheidseisen? 
    • Zo ja, op welke wijze is dit vastgelegd in processen rondom het beheer van de website of app?
    • Heeft de redactie trainingen gevolgd op het gebied van toegankelijkheid?
  • Haalbaarheid:
    • Is het op basis van deze informatie haalbaar om de website of app in de toekomst aan de toegankelijkheidseisen te laten voldoen? Zo niet, dan is het nodig om de site of app te vervangen of op te heffen.

Stap 4: Beschrijf maatregelen

✅ Beschrijf per website en app maatregelen om de toegankelijkheid verder te verbeteren en voer ze uit.

Op basis van de inventarisatie bepaal je welke maatregelen je per kanaal gaat treffen om de toegankelijkheid te verbeteren. Je mag dit in stappen doen. Er moet wel elk jaar vooruitgang te zien zijn. Uiteindelijk moet elke website en app toegankelijk zijn. Je werkt dus voor elk kanaal toe naar nalevingsstatus A.

Voorbeelden van maatregelen

Algemene maatregelen:

  • Processen, budget en capaciteit:
    Leg verantwoordelijkheden vast voor specifieke processen, taken en deelonderwerpen. Stel een functionaris aan die verantwoordelijk is voor digitale toegankelijkheid. Een hulp hierbij is de publicatie ‘Digitale toegankelijkheid in in jouw organisatie: wie doet wat?’. Zorg dat er structureel budget en capaciteit wordt gereserveerd. En dat digitale toegankelijkheid een vast onderdeel wordt van het inkoopproces.
  • Onderzoekscyclus per kanaal:
    Zorg dat er minimaal eens in de 3 jaar een volledig toegankelijkheidsonderzoek volgens WCAG-EM uit wordt gevoerd voor alle websites en apps. Dit is een essentiële stap om grip te krijgen op digitale toegankelijkheid.

Voor kanalen met status B:

  • Plan van aanpak op basis van onderzoeksresultaten:
    Bepaal je op basis van de onderzoeksresultaten welke maatregelen je op welke termijn neemt om de toegankelijkheid verder te verbeteren. Bijvoorbeeld:
    • We schakelen de eigen leverancier en/of een andere dienstverlener in voor (advies over) het toegankelijk maken en houden van de website of app.
    • We maken afspraken met leveranciers van externe pakketten over het verbeteren van de toegankelijkheid van deze pakketten.
    • We laten redacteuren een training doen of de informatie op deze website lezen.
    • We richten een proces in voor het toegankelijk publiceren van nieuwe informatie.
    • We richten een proces in om zelf intern periodiek op toegankelijkheid te testen.

Voor kanalen met status D:

  • Toegankelijkheidsonderzoek:
    Plan voor elk kanaal met status D dat je niet gaat vervangen of opheffen zo snel mogelijk een volledig handmatig onderzoek in. Pas de nalevingsstatus in je overzicht aan: elk kanaal dat binnen 6 maanden zal worden onderzocht gaat naar nalevingsstatus C.
  • Vervanging, opheffing en archivering:
    Bepaal wanneer je de websites en apps die je niet toegankelijk kunt maken gaat vervangen of opheffen. Vergeet niet om goed te archiveren. Bied een toegankelijk alternatief zolang de huidige website of app nog live is. Alleen websites en apps die binnen 6 maanden worden vervangen of opgeheven, en waarvoor een toegankelijk alternatief is, krijgen nalevingsstatus C.

Stap 5: Maak/update verklaringen

✅ Stel voor elke website en app een toegankelijkheidsverklaring op of update de bestaande verklaring, en laat deze tekenen door een bevoegde.

  • Maak een account aan:
    Maak een account aan op toegankelijkheidsverklaring.nl. Hiermee kun je toegankelijkheidsverklaringen opstellen en beheren. Het is handig om een algemeen account aan te maken dat door meerdere mensen in je organisatie kan worden gebruikt.
  • Betrek de juiste collega’s:
    Betrek collega’s die over de naleving van wet- en regelgeving gaan: de verklaring is een wettelijke verplichting. Daarom moet deze voor akkoord getekend worden door een functionaris of bestuurder van je organisatie die verantwoordelijk is voor webtoegankelijkheid.
  • Stel de verklaringen op:
    Stel voor elk kanaal een toegankelijkheidsverklaring op. De informatie die je bij de vorige stappen hebt verzameld kun je daarvoor gebruiken. De invulassistent op toegankelijkheidsverklaring.nl rekent de status uit op basis van de gegevens die je invult. Die zou dus overeen moeten komen met je eigen inschatting.
  • Publiceer elke verklaring:
    Je kunt ervoor kiezen de verklaring direct te publiceren in het centrale register op toegankelijkheidsverklaring.nl. Dan hoef je op je website alleen het toegankelijkheidslabel te plaatsen. Dat doe je door een stukje code te downloaden. Deze code toont automatisch de actuele status van je verklaring.

Stap 6: Voer maatregelen uit

✅ Voer de maatregelen van stap 5 uit en update je verklaring elk jaar.

Deze stap bestaat uit het uitvoeren van de voorgenomen maatregelen. Resultaten van deze maatregelen neem je op in de update van de toegankelijkheidsverklaring. Heb je bijvoorbeeld een toegankelijkheidsonderzoek laten uitvoeren, dan kun je in de verklaring verwijzen naar het rapport. Met de invulassistent kun je een bestaande verklaring eenvoudig aanpassen.

Neem organisatorische en procesmatige maatregelen

Toegankelijkheid is geen eenmalig project, maar een doorlopend proces. Door organisatorische en procesmatige maatregelen te nemen kan toegankelijk werken een gewoonte worden binnen de organisatie. Daarnaast is het belangrijk om de vinger aan de pols te houden door regelmatig te testen.

1 keer per jaar updaten

De toegankelijkheidsverklaring moet minimaal 1 keer per jaar worden vernieuwd, zodat deze altijd actueel is. Tussentijds aanpassen mag natuurlijk ook. Om aan de wettelijke verplichting te blijven voldoen, moet uit de periodieke update van de verklaring blijken dat eerder geplande maatregelen zijn uitgevoerd en dat de toegankelijkheid aantoonbaar is verbeterd.

Blijven voldoen aan wettelijke verplichting
Huidige status Welke vooruitgang moet bij de jaarlijkse update zichtbaar zijn?
A Status blijft A
B Status is A geworden, of nog steeds B maar met significant minder fouten
C Status is binnen een half jaar na publicatie van de verklaring B of A geworden of de website/app is opgeheven (en eventueel vervangen door een nieuwe toegankelijke versie)
D Status is C, B of A geworden

Schematische weergave

We hebben bovenstaande tekst ook verwerkt in een schematische weergave: