Intranetten, extranetten en cloudapplicaties

Ook bij websites die alleen beschikbaar zijn voor een gesloten groep gebruikers is toegankelijkheid belangrijk. Vaak wordt dit soort omgevingen intranetten of extranetten genoemd. We beschrijven op deze pagina wat wettelijk verplicht is. Daarnaast vind je tips om hiermee om te gaan.

Om welke situaties gaat het?

Met intranetten en extranetten worden websites bedoeld die alleen beschikbaar zijn voor een beperkt aantal personen, en niet voor het algemene publiek. Het gaat hierbij dus om gesloten gebruikersgroepen. Denk aan de werknemers van een organisatie en de studenten op een hogeschool. In de meeste gevallen hebben gebruikers een inlogcode, of is de website alleen bereikbaar op de locatie van de organisatie. Kantoorapplicaties die als software zijn geïnstalleerd vallen hier niet onder: deze applicaties worden dus niet via het web (http/https) gebruikt. Web- en cloudapplicaties die enkel beschikbaar zijn voor een beperkt aantal personen, en niet voor het algemene publiek als zodanig, worden beschouwd als extra- of intranetten.

We hanteren hierbij de definitie van de Europese Commissie:

Extranet

IP-gebaseerd privénetwerk voor het veilig delen van bedrijfsinformatie of -processen met verkopers, leveranciers, klanten, partners of andere bedrijven. In essentie is het een platform waarop transacties, diensten of informatie veilig kunnen worden uitgevoerd of uitgewisseld.

Intranet

IP-gebaseerd privénetwerk, primair bedoeld voor het veilig delen van bedrijfsinformatie of -processen met andere personen binnen een organisatie.

Verplichtingen vanuit het Besluit digitale toegankelijkheid overheid

Het Besluit digitale toegankelijkheid overheid stelt wettelijk verplicht dat nieuwe content van extra- en intranetten vanaf 23 september 2019 toegankelijk moet worden aangeboden. Content van vóór die datum hoeft alleen te voldoen nadat het betreffende extra- of intranet een ingrijpende herziening (systeem- en/of software-aanpassing) heeft ondergaan.

Ook voor extra- en intranetten moet uiterlijk 23 september 2020 een toegankelijkheidsverklaring zijn gepubliceerd, inclusief een feedbackmechanisme.

Omgaan met uitdagingen

Het kan een lastige opgave zijn om complexe gesloten omgevingen toegankelijk te maken, maar door het te doen help je er veel mensen enorm mee. Wanneer je hiermee aan de slag gaat denk dan in ieder geval aan de volgende dingen:

  • Bespreek met de leveranciers van dergelijke omgevingen hoe zij kunnen bijdragen aan de toegankelijkheid van de omgeving. Pas indien nodig contracten aan;
  • Wanneer je als organisatie beperkte invloed hebt op het doorvoeren van verbeteringen in een omgeving, bijvoorbeeld in het geval van cloudapplicaties, probeer dan invloed uit te oefenen op de leverancier door samen op te trekken met andere organisaties;
  • Zorg dat personen binnen de organisatie die inhoud aanleveren voor het intranet goed op de hoogte zijn van de toegankelijkheidseisen. Begin zo snel mogelijk met het uitsluitend plaatsen van toegankelijke content;
  • Inventariseer binnen je organisatie tegen welke toegankelijkheidsproblemen gebruikers van het intranet of extranet aanlopen. Bedenk voor veel voorkomende problemen oplossingen en alternatieven. Als bijvoorbeeld de kalender op een intranet niet toegankelijk is, kan er naast de kalender ook een eenvoudige tekstuele lijst met aankomende activiteiten worden gepubliceerd.
  • De wet vereist niet dat een extra- of intranet direct voldoet aan alle toegankelijkheidseisen. Dit is iets waar je organisatie naartoe werkt binnen een redelijk haalbare termijn, op basis van een gestructureerde aanpak. Om aan de verplichting te voldoen moet jouw organisatie maatregelen nemen om de toegankelijkheid te verbeteren en daarmee doorgaan totdat aan alle toegankelijkheidseisen is voldaan. Hiervan moet je verslag doen in een openbare, up-to-date toegankelijkheidsverklaring.
  • De onevenredige lastbepaling uit het Besluit is ook van toepassing op extra- en intranetten.
  • Bij de bepaling of sprake is van een ‘ingrijpende herziening’ wordt aangeraden om juridisch advies in te winnen.