Intranetten, extranetten en cloudapplicaties

Main content

Ook intra- en extranetten moeten aan de toegankelijkheidseisen voldoen. Er is wel een uitzondering voor oudere intra- en extranetten. Maar zodra je die vernieuwt moeten ze alsnog gaan voldoen.

De eisen voor intra- en extranetten

Intra- en extranetten die op of na 23 september 2019 zijn gepubliceerd moeten altijd aan het Besluit digitale toegankelijkheid overheid voldoen. Er is een uitzondering voor intra- en extranetten die vóór die datum live zijn gegaan. Deze uitzondering vervalt zodra zo’n intra- of extranet ingrijpend wordt herzien. Er zijn dus drie scenario’s mogelijk:

  • Live gegaan vóór 23 september 2019, en daarna niet ingrijpend aangepast: valt niet onder Besluit.
  • Live gegaan vóór 23 september 2019, maar daarna wel ingrijpend aangepast: valt wel onder Besluit.
  • Live gegaan op of na 23 september 2019: valt wel onder Besluit.

Ingrijpend herzien

In het Besluit staat ‘ingrijpend herzien’ beschreven als ‘een ingrijpende systeem/software aanpassing’. Het gaat dus om een aanpassing van het systeem achter het intra- of extranet. Bijvoorbeeld de overstap naar een heel nieuw systeem of een update naar een nieuwe vormgeving of versie van de software. Als je als organisatie twijfelt of sprake is van een ‘ingrijpende herziening’ of niet, kun je het beste juridisch advies inwinnen.

Definitie van intra- en extranetten

Een intra- of extranet is een web- of cloudapplicatie die alleen beschikbaar is voor een beperkt aantal personen, en niet voor het algemene publiek. Kantoorapplicaties die als software zijn geïnstalleerd vallen hier niet onder: deze applicaties worden namelijk niet via het web (http/https) gebruikt.

We hanteren de definitie van de Europese Commissie:

  • Extranet: IP-gebaseerd privénetwerk voor het veilig delen van bedrijfsinformatie of -processen met verkopers, leveranciers, klanten, partners of andere bedrijven. In essentie is het een platform waarop transacties, diensten of informatie veilig kunnen worden uitgevoerd of uitgewisseld.
  • Intranet: IP-gebaseerd privénetwerk, primair bedoeld voor het veilig delen van bedrijfsinformatie of -processen met andere personen binnen een organisatie.

Tips voor intra- en extranetten

Het kan een lastige opgave zijn om complexe gesloten omgevingen toegankelijk te maken, maar door het te doen help je er veel mensen enorm mee. Wanneer je hiermee aan de slag gaat, denk dan in ieder geval aan de volgende dingen.

Begin met een toegankelijkheidsverklaring

De wet vereist niet dat een extra- of intranet direct voldoet aan alle toegankelijkheidseisen. Dit is iets waar je organisatie naartoe werkt binnen een redelijk haalbare termijn, op basis van een gestructureerde aanpak. Om aan de verplichting te voldoen moet jouw organisatie maatregelen nemen om de toegankelijkheid te verbeteren en daarmee doorgaan totdat aan alle toegankelijkheidseisen is voldaan. Hiervan moet je verslag doen in een openbare, up-to-date toegankelijkheidsverklaring.

Goed om te weten: in het Besluit is een artikel opgenomen over onevenredige last. Overheidsinstanties die vinden dat er sprake is van onevenredige last (bijvoorbeeld bij het toegankelijk maken van het intra- of extranet) zetten dit in hun toegankelijkheidsverklaring. Ze moeten ook aangeven welke toegankelijke alternatieven ze bieden.

Doe wat je nu al kunt doen

Zorg dat personen binnen de organisatie die inhoud aanleveren voor het intranet goed op de hoogte zijn van de toegankelijkheidseisen. Begin zo snel mogelijk met het uitsluitend plaatsen van toegankelijke content.

Inventariseer daarnaast binnen je organisatie tegen welke toegankelijkheidsproblemen gebruikers van het intra- of extranet aanlopen. Bedenk voor veel voorkomende problemen oplossingen en alternatieven. Als bijvoorbeeld de kalender op een intranet niet toegankelijk is, kan er naast de kalender ook een eenvoudige tekstuele lijst met aankomende activiteiten worden gepubliceerd.

Betrek de leverancier

Bespreek met de leverancier van je intra- of extranet hoe hij kan bijdragen aan de toegankelijkheid van de omgeving. Pas indien nodig contracten aan. Wanneer je als organisatie beperkte invloed hebt op het doorvoeren van verbeteringen in een omgeving, bijvoorbeeld in het geval van cloudapplicaties, probeer dan invloed uit te oefenen op de leverancier door samen op te trekken met andere organisaties.