Alle eisen die voor webpagina’s gelden zijn ook op pdf-bestanden van toepassing. De manier waarop je ze toepast wijkt wel af. Voor pdf-bestanden gebruik je vaak heel andere technieken dan voor ‘gewone’ webpagina’s.

Het toegankelijk maken van kantoorbestandsformaten zoals pdf kan lastig zijn, vooral als het om grote hoeveelheden gaat. Lees bij specifieke situaties en uitzonderingen welke uitzonderingen er onder het huidige en toekomstige beleid gelden. Je vindt hier ook tips en handvatten om aan de slag te gaan.

Samenvatting

Pdf of webpagina?

Het is niet altijd nodig om informatie in een pdf-bestand te zetten. Vaak kun je dezelfde informatie op een gewone webpagina in het CMS plaatsen. Als er geen belangrijke reden is om pdf te gebruiken is dat vaak een betere keuze. Waarom? Webpagina’s worden vaak beter weergegeven op kleine schermen. Bezoekers hoeven niet om te schakelen naar een andere omgeving (van de website naar het pdf-bestand) en webpagina’s laden meestal sneller dan pdf-bestanden. Voor formulieren geldt hetzelfde: meestal zijn deze gebruiksvriendelijker en eenvoudiger te maken als ze geplaatst worden op een webpagina dan in een pdf-bestand.

Afbeeldingen en contrast

Afbeeldingen in pdf-bestanden die informatie overdragen (dus niet alleen maar decoratief zijn) moeten voorzien zijn van een alternatieve tekst. Die kun je in de meeste programma’s waarmee je de bronbestanden van pdf’s maakt al toevoegen (zoals Microsoft Word en Open Office Writer). Je kunt het eventueel ook achteraf doen als nabewerking van de pdf, in een programma zoals Adobe Acrobat Pro. Decoratieve afbeeldingen moet je in pdf-bestanden zo plaatsen dat ze door hulptechnologie genegeerd kunnen worden.

Voor pdf-bestanden gelden dezelfde contrasteisen als voor webpagina's. Dat betekent dat het contrast tussen voor- en achtergrondkleuren voldoende moet zijn.

Structuur van de tekst

Als een tekst gestructureerd is, dus bestaat uit bijvoorbeeld koppen, paragrafen, opsommingen en dergelijke, dan moet je die structuur vastleggen in het pdf-bestand. Dat kun je doen in programma’s zoals Microsoft Word en Open Office Writer of achteraf met een programma zoals Adobe Acrobat Pro. Heb je te maken met een gescand document? Dan is het automatisch omzetten van de scan naar echte tekst met optische tekenherkenning (OCR) de eerste stap.

Heb je de scan omgezet naar tekst, of werk je in een bronbestand dat al uit tekst bestaat, gebruik dan de juiste opmaakprofielen om koppen, lijsten en paragrafen te markeren. Ook tabellen moet je op een bepaalde manier in het bronbestand plaatsen, of achteraf aanpassen. Alleen dan zijn de tabellen bruikbaar voor bezoekers die hulptechnologie gebruiken.

Links

In pdf-bestanden kunnen links voorkomen. De lezer van de pdf kan de link echt volgen, als deze er op de juiste manier in is gezet. Links in pdf-bestanden moeten voldoen aan alle toegankelijkheidseisen voor links, en daarnaast ook met de juiste technieken in het pdf-bestand worden geplaatst.

Formulieren

Het is mogelijk om een formulier in een pdf-bestand te plaatsen. Pdf-formulieren moeten aan alle toegankelijkheidseisen voor formulieren voldoen. Het is bijvoorbeeld ook in pdf-bestanden verplicht om duidelijke instructies bij invoervelden te geven. De techniek die je gebruikt om aan de eisen te voldoen is vaak wel anders dan voor HTML-formulieren.

De instructies (labels) en alle andere formulier-elementen moeten met de juiste technieken in het pdf-document worden geplaatst. Als een bezoeker een veld verkeerd invult moet dit op een toegankelijke wijze aan de bezoeker worden meegedeeld. Dit kun je niet doen in een tekstbewerkingsprogramma zoals Microsoft Word of Open Office Writer. Je hebt hiervoor Adobe Acrobat Pro of een ander geavanceerd pdf-bewerkingsprogramma voor nodig.

Navigatie en leesvolgorde

Voor bezoekers met hulptechnologie is het niet altijd duidelijk waar ze zijn als zij een pdf-bestand bezoeken. Daarom moet elk pdf-bestand een duidelijke titel hebben. Bij langere documenten is het belangrijk om bladwijzers aan te maken. Met bladwijzers kun je gedeelten van een document markeren, bijvoorbeeld hoofdstukken. De bezoeker kan via de bladwijzers eenvoudig naar een ander gedeelte springen.

Je moet ook letten op de tab- en leesvolgorde. Zeker bij pdf-bestanden met wat meer opmaak, zoals een tekst die over meerdere kolommen loopt, is dit belangrijk. Als de leesvolgorde dan niet klopt, leest voorleessoftware niet per kolom, maar regel per regel. Alle eerste, tweede en volgende regels van de kolommen worden dan aan elkaar geplakt.

Taal

De toegankelijkheidseisen die gaan over de taal van een tekst gelden ook voor pdf-bestanden. Geef voor het hele bestand aan wat de taal is van de tekst. Dat kan in een tekstbewerkingsprogramma zoals Microsoft Word of Open Office Writer, of met Adobe Acrobat Pro. Als er woorden en zinnen in de tekst voorkomen die in een andere taal zijn geschreven moet je dat ook markeren.

Meer weten?

Alle toegankelijkheidseisen uit de norm WCAG 2.0 zijn van toepassing op pdf-bestanden. Specifieke technieken om pdf-bestanden toegankelijk te maken zijn door het W3C verzameld.

Iedereen zonder technische achtergrond kan via de links bovenaan deze pagina handleidingen vinden voor veelvoorkomende toepassingen binnen pdf-bestanden.

Hoort bij