Leg de structuur van tabellen vast in pdf-documenten

Zorg dat de structuur van tabellen correct is vastgelegd in het pdf-document. Dan blijft de betekenis ook behouden als bezoekers de tabel in een andere vorm waarnemen, bijvoorbeeld als deze voorgelezen wordt door voorleessoftware.

Hoe pas ik dit toe?

Als je het brondocument van het pdf-bestand kunt bewerken in een programma als Microsoft Word of OpenOffice, dan kun je de tabelstructuur het best al in dat programma vastleggen.

Tabel toevoegen in OpenOffice

In OpenOffice voeg je als volgt een toegankelijke tabel toe:

  1. Kies voor Tabel > Tabel invoegen.
  2. Geef de tabel een unieke naam en selecteer het aantal rijen en kolommen.
  3. Als de eerste rij van de tabel tabelkoppen zal bevatten, vink dan ‘Kop’ aan bij opties. Vink ook aan: ‘Koprijen op nieuwe pagina’s herhalen’.
  4. Voeg de tabel in.
  5. Open het venster Stijlen en opmaak (Beeld > Zijbalk > Stijlen en opmaak).
  6. Als je nu een tabelkop selecteert, zie je dat deze de stijl ‘Tabelkop’ heeft. En als je een cel met gegevens selecteert, zie je dat deze de stijl ‘Inhoud tabel’ heeft.
  7. Vergeet bij het exporteren als pdf niet te kiezen voor ‘PDF/A-1a’ of  ‘Tagged pdf’ om de documentstructuur toe te voegen.
Screenshot OpenOffice: tabel invoegen

Tabel invoegen in OpenOffice.

Screenshot  OpenOffice: stijl van tabelcel

Controleer de stijl van de tabelcellen in OpenOffice.

Tabel controleren in Adobe Acrobat Pro

Met het exporteren als pdf ben je er nog niet helemaal. Open de pdf nu in een programma zoals Adobe Acrobat Pro en controleer of de structuur van de tabel goed is opgeslagen. Je moet ook nog een aantal extra stappen doorlopen om de tabel helemaal toegankelijk te maken.

in Adobe Acrobat XI Pro volg je deze stappen:

  1. Open het venster TouchUp-leesvolgorde (Beeld > Gereedschappen > Toegankelijkheid > TouchUp-leesvolgorde) en selecteer de tabel door op één van de cijfers te klikken die in de tabel staan.
  2. Klik nu in het venster TouchUp-leesvolgorde op de knop Tabeleditor. Je ziet nu de structuur van de tabel met kleur aangegeven. In de standaardweergave hebben kopcellen een rode achtergrondkleur, en gegevenscellen een lichtgrijze.
  3. Open het contextmenu van één van de cellen uit de tabel, en kies voor ‘Opties tabeleditor’. Vink in dit venster aan: ‘cellen met een bereik van meerdere rijen of kolommen weergeven’ en ‘celtype weergeven (TH of TD)’ en klik op OK. Hierdoor zie je makkelijker of de tabellen goed in elkaar zitten. TH staat voor ‘table header’ en geeft dus de kopcellen aan, en TD staat voor ‘table data’ en geeft de gegevenscellen aan.
Screenshot Adobe Acrobat Pro: tabeleditor instellingen

Kies de juiste opties voor de tabeleditor van Adobe Acrobat XI Pro.

Screenshot Adobe Acrobat Pro: tabel in tabeleditor

Weergave van een eenvoudige tabel in de tabeleditor van Adobe Acrobat XI Pro.

Als de kopcellen en gegevenscellen op de juiste manier zijn gemarkeerd, dan ben je al een heel eind. Het enige wat je bij eenvoudige tabellen nog hoeft te doen is aangeven of de kopcellen bij de rij of bij de kolom horen. Hoe je dit doet staat uitgelegd in de volgende paragraaf. Een tabel is eenvoudig als deze maar één rij en/of één kolom met kopcellen heeft, en geen samengevoegde cellen bevat.

Bereik kopcellen aangeven

In Adobe Acrobat XI Pro kun je als volgt aangeven wat het bereik van kopcellen is:

  1. Terwijl je nog in de Tabeleditor-modus zit, en de structuur van de tabel visueel is aangegeven, klik je met de rechtermuisklik op een kopcel.
  2. Kies voor ‘Eigenschappen van tabelcel’. Een nieuw venster opent.
  3. Bij kopcellen zou ‘Kopcel’ moeten zijn aangevinkt bij het kopje ‘Type’. Kies vervolgens bij ‘Bereik’ voor ‘rij’ (horizontaal), ‘kolom’ (verticaal), of beide. Je geeft hiermee aan voor welke cellen de kopcel een kop is.
Screenshot Adobe Acrobat Pro: bereik van kopcel aangeven

Geef het bereik aan van kopcellen in Adobe Acrobat XI Pro.

Kopcellen en gegevenscellen koppelen bij complexe tabellen

Als je pdf-document een complexe tabel bevat, dan moet je meer informatie toevoegen om de tabel toegankelijk te maken. Bij complexe tabellen is de relatie tussen kopcellen en gegevenscellen vaak niet af te leiden uit het bereik van een kopcel. Je moet dan de kopcellen een unieke naam geven (ID) en voor elke gegevenscel alle ID’s van de bijbehorende kopcellen opgeven.

Screenshot Adobe Acrobat Pro: complexe tabel in tabeleditor

Weergave van een complexe tabel in de tabeleditor van Adobe Acrobat XI Pro.

In Adobe Acrobat XI Pro doe je dit als volgt:

  1. Terwijl je nog in de Tabeleditor-modus zit, en de structuur van de tabel visueel is aangegeven, klik je met de rechtermuisknop op een kopcel.
  2. Kies voor ‘Eigenschappen van tabelcel’. Een nieuw venster opent.
  3. Vul bij het kopje ‘Id’ een unieke naam in voor de kopcel. Deze naam wordt niet voorgelezen aan bezoekers met hulptechnologie, maar dient alleen om de koppeling te maken met gegevenscellen. Herhaal deze stap voor alle kopcellen.
  4. Klik nu met de rechtermuisknop op een gegevenscel. Bij het kopje ‘Gekoppelde kopcel-id’s’ kun je door op het plus-teken te klikken de ID’s toevoegen van de kopcel(len) die bij deze gegevenscel horen. Dat kunnen er dus meerdere zijn. Let op: de volgorde waarop je de ID’s selecteert is van invloed op de volgorde waarin deze voorgelezen zullen worden als een bezoeker met hulptechnologie de betreffende gegevenscel leest. Zorg dat de kopcel die als eerst gelezen moet worden, onderaan in de lijst staat, en de kopcel die als laatst gelezen moet worden bovenaan. Doe dit voor alle gegevenscellen.
Screenshot Adobe Acrobat Pro: id opgeven van kopcel in complexe tabel

Geef een naam (ID) op voor kopcellen in complexe tabellen.

Screenshot Adobe Acrobat Pro: kopcellen koppelen aan gegevenscel

Koppel de juiste kopcellen aan een gegevenscel bij complexe tabellen.

Samengevoegde cellen markeren bij complexe tabellen

In een tabel kunnen cellen samengevoegd worden. Ze overlappen dan twee of meer rijen of kolommen. Deze speciale cellen zijn niet altijd automatisch goed gemarkeerd in pdf-documenten. Controleer en verbeter samengevoegde cellen daarom in een programma zoals Adobe Acrobat Pro.

Voor Adobe Acrobat XI Pro doe je dat als volgt:

  1. Terwijl je nog in de Tabeleditor-modus zit, en de structuur van de tabel visueel is aangegeven, klik je met de rechtermuisklik op een samengevoegde cel.
  2. Kies voor ‘Eigenschappen van tabelcel’. Een nieuw venster opent.
  3. Bij het kopje ‘Kenmerken’ kun je aangeven op welke wijze de cel is samengevoegd. Dit wordt het bereik genoemd. Als een cel meerdere rijen beslaat, dan vul je bij ‘Rijbereik’ het aantal rijen in dat de cel beslaat. Beslaat een cel meerdere kolommen, dan vul je dit bij ‘Kolombereik’ in.
Screenshot Adobe Acrobat Pro: samengevoegde cel markeren

Voorbeeld van een samengevoegde cel. De kopcel 'werknemer' beslaat twee rijen. Dit geef je aan bij 'Rijbereik'.

Hoe draagt dit bij aan een betere website?

De informatie in tabellen is op een bepaalde wijze gestructureerd. De rijen en kolommen hebben een relatie met elkaar. Alleen als deze relaties op de juiste wijze in het pdf-bestand zijn opgeslagen, kunnen bezoekers met hulptechnologie de tabel op een begrijpelijke wijze waarnemen.

Bouwer of redacteur?

De redacteur of ontwerper die de pdf maakt moet controleren dat gegevenstabellen op de juiste wijze in het pdf-document zijn gemarkeerd, en de tabel in een programma als Adobe Acrobat Pro verbeteren als dat nodig is.

Technische details

Hoort bij