Geef duidelijke instructies en foutmeldingen bij invoervelden in een pdf-formulier

Zorg dat het voor bezoekers duidelijk is wat zij bij elk veld in moeten vullen in een pdf-formulier, en welke velden verplicht zijn. Geef als er een fout gemaakt is een duidelijke foutmelding.

Hoe pas ik dit toe?

Duidelijke instructies

De instructies bij elk van de formuliervelden (ook wel ‘labels’ genoemd) moeten duidelijk beschrijven wat er in het veld moet worden ingevuld. Het is belangrijk om de instructie bij het veld niet alleen als tekst in het pdf-formulier te plaatsen. Alleen als je de instructie ook als ‘tooltip’ plaatst bij het betreffende formulierveld is deze echt gekoppeld aan het veld, en kunnen gebruikers van hulptechnologie ermee overweg.

Bij formuliervelden die een specifieke waarde vereisen, kun je in de instructie aangeven welke vorm de invoer moet hebben. Bijvoorbeeld: ‘Datum (dd-mm-yyyy)’.

Verplichte velden markeren

Je moet verplichte velden in het pdf-formulier markeren. Dat doe je in een pdf-bewerkingsprogramma zoals Adobe Acrobat Pro en Adobe LiveCycle. Als je dit doet wordt de foutmelding dat een verplicht veld niet is ingevuld door deze programma’s automatisch getoond. In Adobe Acrobat Pro 9 doe je dit bijvoorbeeld als volgt:

  1. Open het contextmenu van het formulierveld en kies ‘Eigenschappen’.
  2. Vink aan dat het veld vereist is.

In Adobe Acrobat Pro XI zie je de eigenschappen van een veld zodra je het selecteert. Je kunt hier ‘vereist’ aanvinken om het veld als verplicht te markeren.

Screenshot van Adobe Acrobat Pro: verplicht veld markeren

Let op: Geef ook in de instructie bij het verplichte formulierveld aan dat het verplicht is. Dat kun je doen door ‘(verplicht)’ achter de instructie te plaatsen, of bijvoorbeeld een asterix. Geef dan boven het formulier aan dat verplichte velden met een asterix zijn gemarkeerd.

Foutmeldingen

Als je hebt aangegeven dat een veld verplicht is, wordt de foutmelding daarvoor al automatisch getoond. Ook als een bezoeker een verkeerde waarde in een veld heeft getypt, moet er een foutmelding getoond worden. Als je weet welk format de invoer moet hebben, kun je dit in een pdf-bewerkingsprogramma zoals Adobe Acrobat Pro instellen. Dan wordt een foutmelding getoond als de invoer niet aan het format voldoet.

In Adobe Acrobat Pro 9 doe je dit als volgt:

  1. Open het contextmenu van het formulierveld door er met de rechtermuisknop op te klikken.
  2. Kies voor ‘Eigenschappen’ en daarna voor de tab ‘Veldtype’. Kies hier het juiste type, bijvoorbeeld datum of e-mail.

Je kunt met een script ook zelf een foutmelding maken. Denk in dat geval na over wat er moet gebeuren nadat de bezoeker de melding weg heeft geklikt. Het is vaak handig om de cursor in het betreffende veld te plaatsen, maar dat kan alleen als de foutmelding maar over één veld gaat. Hiervoor zijn geen harde eisen. Kies een aanpak die gebruiksvriendelijk is voor de doelgroep van het formulier.

Hoe draagt dit bij aan een betere website?

Door duidelijke instructies bij formuliervelden te plaatsen en door feedback te geven over gemaakte fouten maak je een formulier gebruiksvriendelijker voor iedereen. Bezoekers met een visuele of cognitieve beperking hebben hier extra baat bij. Voor bezoekers met een visuele beperking kost het veel tijd om een formulier in te vullen met hulptechnologie. Zo min mogelijk fouten maken is daarom voor deze bezoekers van groot belang. Bezoekers met een cognitieve beperking of een taalachterstand kunnen de suggesties gebruiken om beter te begrijpen wat zij precies in moeten vullen.

Bouwer of redacteur?

De redacteur of ontwerper die het pdf-document maakt is verantwoordelijk voor het toepassen van duidelijke instructies en foutmeldingen.

Technische details

Hoort bij