Kantoorbestandsformaten

Kantoorbestanden zoals PDF kunnen met de juiste werkwijze en software toegankelijk worden gemaakt. Toch is dit voor veel organisaties een uitdaging. Bijvoorbeeld omdat nog veel oude, ontoegankelijke PDF-bestanden online staan. Op deze pagina vind je tips om met deze situaties om te gaan. Daarnaast is beschreven wat verplicht is onder het huidige en toekomstige beleid.

Wat zijn kantoorbestanden?

Met kantoorbestanden worden documenten in het Open Document Format (odt, ods en odp), PDF-bestanden en de bestanden van Microsoft Office (docx, xslx, pptx, ppsx, doc, ppt, pps) bedoeld.

Beleid tot 1 juli 2018

Op 1 juli 2018 treedt nieuwe wetgeving op het gebied van digitale toegankelijkheid in werking. Je leest er meer over onder aan deze pagina. Tot die datum is het verplicht om de standaard voor toegankelijkheid toe te passen op basis van het 'pas toe of leg uit'-regime. Deze verplichting geldt vanaf 1 januari 2015 voor alle typen inhoud van websites, dus ook voor PDF-bestanden en andere kantoorbestandsformaten. Kantoorbestanden gepubliceerd vóór 1 januari 2015 hoeven niet toegankelijk te worden gemaakt.

Gebruikmaken van een 'leg uit'

Het 'pas toe of leg uit'-regime schrijft voor dat overheidsorganisaties de toegankelijkheidseisen in principe moeten toepassen, maar in bepaalde situaties mogen uitleggen waarom dit (nog) niet (volledig) lukt. Die uitleg moet opgenomen worden in de toegankelijkheidsverklaring.

Het is in twee situaties toegestaan om niet (direct) aan de verplichting voor kantoorbestanden te voldoen:

  1. Oude bestanden: Het is toegestaan om bestanden gepubliceerd vóór 1 januari 2015 niet toegankelijk te maken.

  2. Tijdelijk niet voldoen aan de verplichting: Het is toegestaan om aan te geven dat je werkt aan de toegankelijkheid van kantoorbestanden, maar dit doel nog niet volledig hebt bereikt. In de toegankelijkheids­verklaring moet staan welke maatregelen ter verbetering al zijn genomen, welke alternatieven de organisatie biedt en op welke termijn wel aan de verplichting zal worden voldaan.

Omgaan met uitdagingen

De verplichting om kantoorbestanden toegankelijk te maken vraagt soms veel van organisaties. Met name het bestandsformaat PDF geeft vaak problemen. Sommige organisaties hebben honderden ontoegankelijke PDF-bestanden op de website staan. Al deze documenten aanpassen kan kostbaar en arbeidsintensief zijn.

Met de volgende tips kun je op een slimme manier omgaan met bestaande, ontoegankelijke PDF's:

  • Probeer het aantal PDF-documenten dat online staat te verminderen. Verwijder alle documenten die verouderd of achterhaald zijn.

  • Geef prioriteit aan het toegankelijk maken van de belangrijkste en meest geraadpleegde documenten. Baseer je keuze op statistieken over het gebruik van de website en een eigen oordeel over het belang van bepaalde documenten voor de bezoekers van de website.

  • Maak de overgebleven ontoegankelijke documenten op aanvraag toegankelijk. Bied bezoekers de mogelijkheid om een toegankelijke versie op te vragen. Geef aan op welke termijn de toegankelijke versie beschikbaar is, bijvoorbeeld binnen 2 werkdagen.

  • Het is toegestaan om een ontoegankelijk document op de website te plaatsen als er ook een toegankelijk alternatief is. Je moet daarbij wel voldoen aan een aantal voorwaarden voor verwijzen naar het toegankelijke alternatief , want dit moet goed bereikt kunnen worden. Bedenk wel of het wenselijk en haalbaar is om 2 versies van hetzelfde document te onderhouden.

Bij het (laten) creëren van nieuwe PDF-documenten:

  • Beoordeel eerst of het wel noodzakelijk is om de informatie in PDF-formaat te publiceren. Vaak kun je dezelfde informatie op een gewone webpagina in het CMS plaatsen.

  • Zorg dat nieuwe PDF-documenten direct toegankelijk worden aangeleverd. Maak daarover duidelijke afspraken met de leveranciers, of train de mensen binnen de organisatie die PDF‑documenten maken. Zorg er ook voor dat ze over de juiste software beschikken.

  • Laat bestaande sjablonen voor programma's als Open Office en Microsoft Word aanpassen zodat deze gemakkelijk omgezet kunnen worden in toegankelijke PDF-documenten.

  • Urgentie kan een goed argument zijn om een document in eerste instantie niet volledig toegankelijk te publiceren. Maar het document moet dan wel binnen een redelijke termijn toegankelijk worden gemaakt. Stel hier richtlijnen voor op en vermeld deze in de toegankelijkheidsverklaring.

Beleid vanaf 1 juli 2018

Op 1 juli 2018 treedt in Nederland nieuwe wetgeving in werking die het 'pas toe of leg uit'-regime voor digitale toegankelijkheid vervangt. Vanaf dat moment gelden de volgende regels:

  • Alle kantoorbestanden die na 23 september 2018 op een digitaal kanaal worden geplaatst moeten toegankelijk zijn op het moment dat de betreffende website of mobiele app aan de wetgeving moet voldoen. Dat is voor bestaande websites 23 september 2020. Alleen websites die ná 23 september 2018 zijn gebouwd moeten al op 23 september 2019 voldoen. NB. Het is dus praktisch om kantoorbestanden die voor publicatie zijn bedoeld al vanaf 23 september 2018 toegankelijk te produceren, tenzij ze voor 2019/2020 alweer offline gaan.

  • Kantoorbestanden die vóór 23 september 2018 op het digitale kanaal zijn geplaatst moeten toegankelijk worden gemaakt als ze onderdeel zijn van een administratief proces dat nog loopt op het moment dat de betreffende website aan de wetgeving moet voldoen. Dat is voor de meeste websites 23 september 2020. Alleen websites die ná 23 september 2018 zijn gebouwd moeten al op 23 september 2019 voldoen.

Meer informatie

Lees meer over het toegankelijk maken van PDF-bestanden en verplichte bestandsformaten volgens de lijst van het Forum Standaardisatie.