Intranetten en extranetten

Ook bij websites die alleen beschikbaar zijn voor een gesloten groep gebruikers is toegankelijkheid belangrijk. Vaak wordt dit soort omgevingen intranetten of extranetten genoemd. Met de komst van wetgeving in 2018 moeten ook deze omgevingen verplicht toegankelijk worden gemaakt.

Om welke situaties gaat het?

Met intranetten en extranetten worden websites bedoeld die alleen beschikbaar zijn voor een beperkt aantal personen, en niet voor het algemene publiek. Het gaat hierbij dus om gesloten gebruikersgroepen. Denk aan de werknemers van een organisatie en de studenten op een hogeschool. In de meeste gevallen hebben gebruikers een inlogcode, of is de website bijvoorbeeld alleen bereikbaar op de locatie van de organisatie. Kantoorapplicaties die als software zijn geïnstalleerd vallen hier niet onder. Het gaat dan dus om applicaties die niet via het web (http/https) worden gebruikt.

We hanteren hierbij de definitie zoals wordt gebruikt door de Europese Commissie:

Extranet

IP-gebaseerd privénetwerk voor het veilig delen van bedrijfsinformatie of -processen met verkopers, leveranciers, klanten, partners of andere bedrijven. In essentie is het een platform waarop transacties, diensten of informatie veilig kunnen worden uitgevoerd of uitgewisseld.

Intranet

IP-gebaseerd privénetwerk, primair bedoeld voor het veilig delen van bedrijfsinformatie of -processen met andere personen binnen een organisatie.

Beleid tot 1 juli 2018

Op 1 juli 2018 treedt nieuwe wetgeving op het gebied van digitale toegankelijkheid in werking. Deze wetgeving is ook van toepassing op intranetten en extranetten. Je leest er meer over onder aan deze pagina. Op dit moment bestaat er nog geen verplichting om interne websites toegankelijk te maken. Het huidige 'pas toe of leg uit'-regime geldt namelijk alleen voor overheidswebsites die bedoeld zijn voor burgers, bedrijven en andere overheden.

Toch adviseert het Forum Standaardisatie om de standaard voor toegankelijkheid ook nu al voor interne websites toe te passen. Ook werknemers binnen een organisatie kunnen immers tegen problemen aanlopen als interne omgevingen niet toegankelijk zijn.

Omgaan met uitdagingen

Het kan een lastige opgave zijn om complexe gesloten omgevingen toegankelijk te maken. Toch zullen interne websites die nu al bestaan vanaf 23 september 2020 toegankelijk moeten zijn. Om dit doel te bereiken is het verstandig nu al aan de slag te gaan.

  • Bespreek met de leveranciers van dergelijke omgevingen hoe zij kunnen bijdragen aan de toegankelijkheid van de omgeving. Pas indien nodig contracten aan. Baseer planningen voor verbeteringen op het nieuwe beleid vanaf 2018.

  • Zorg dat personen binnen de organisatie die inhoud aanleveren voor het intranet goed op de hoogte zijn van de toegankelijkheidseisen. Begin zo snel mogelijk met het uitsluitend plaatsen van toegankelijke content.

  • Inventariseer binnen je organisatie tegen welke toegankelijkheids­problemen gebruikers van het intranet of extranet aanlopen. Bedenk voor veelvoorkomende problemen oplossingen en alternatieven. Als bijvoorbeeld de kalender op een intranet niet toegankelijk is, kan er naast de kalender ook een eenvoudige tekstuele lijst met aankomende activiteiten worden gepubliceerd.

Beleid vanaf 1 juli 2018

Op 1 juli 2018 treedt in Nederland nieuwe wetgeving in werking die het 'pas toe of leg uit'-regime voor digitale toegankelijkheid vervangt. Vanaf dat moment gelden de volgende regels:

  • Intranetten en extranetten die na 23 september 2018 live gaan moeten vanaf 23 september 2019 volledig toegankelijk zijn.

  • Intranetten en extranetten die vóór 23 september 2018 live zijn gegaan moeten vanaf 23 september 2020 toegankelijk zijn. Er is een uitzondering voor inhoud die vóór 23 september 2019 is gepubliceerd op deze omgevingen. Die content hoeft niet met terugwerkende kracht toegankelijk te worden gemaakt, tenzij het gehele intranet na 23 september 2018 ingrijpend wordt herzien. In dat geval moet álle content alsnog toegankelijk worden gemaakt.