Inhoud van archieven

Overheidsorganisaties zijn verplicht om archieven bij te houden. Dat is vastgelegd in de Archiefwet. Het toegankelijk maken van archieven kan veel tijd en geld kosten. Op deze pagina vind je tips om met inhoud in archieven om te gaan. Daarnaast is beschreven wat verplicht is onder het huidige en toekomstige beleid.

Om welke inhoud gaat het?

Archieven bevatten inhoud die niet meer actueel of relevant is en die meer niet wordt bijgewerkt of aangepast. Gearchiveerde inhoud moet op een digitaal kanaal als zodanig te herkennen zijn, bijvoorbeeld doordat het in een apart archiefgedeelte van de website is geplaatst.

Beleid tot 1 juli 2018

Op 1 juli 2018 treedt nieuwe wetgeving op het gebied van digitale toegankelijkheid in werking. Je leest er meer over onder aan deze pagina. Tot die datum is het verplicht om de standaard voor toegankelijkheid toe te passen op basis van het 'pas toe of leg uit'-regime. Binnen dit regime is een uitzondering vastgelegd voor de inhoud van archieven. Deze hoeft niet aan de toegankelijkheidseisen te voldoen, mits voorzien is in een alternatieve manier voor de bezoeker om toegang te krijgen tot de informatie in het archief.

Gebruikmaken van een 'leg uit'

Het 'pas toe of leg uit'-regime schrijft voor dat overheidsorganisaties de toegankelijkheidseisen in principe moeten toepassen, maar in bepaalde situaties mogen uitleggen waarom dit (nog) niet (volledig) lukt. Die uitleg moet opgenomen worden in de toegankelijkheidsverklaring.

Organisaties die hun archieven niet (volledig) toegankelijk kunnen maken omdat dit een onevenredige belasting zou vormen mogen dit uitleggen in hun toegankelijkheidsverklaring. Zij moeten in de verklaring beschrijven op welke alternatieve wijze zij bezoekers die tegen een toegankelijkheidsprobleem aanlopen toegang geven tot de informatie in het archief.

Omgaan met uitdagingen

Met de volgende tips voldoe je op een haalbare manier aan de Archiefwet én zorg je ervoor dat alle bezoekers toegang hebben tot de informatie in de archieven:

  • Geef in de toegankelijkheidsverklaring duidelijk aan hoe je organisatie omgaat met archieven.

  • Bied bezoekers de mogelijkheid om informatie uit het archief toegankelijk op te vragen. De bezoeker kan bijvoorbeeld aangeven dat hij of zij een webpagina of een PDF-document uit 2008 graag zou willen inzien. De redactieleden kunnen het document of de pagina dan toegankelijk maken en toesturen en direct ook wijzigen op de website. Op die manier voldoet de organisatie aan de wens van de bezoeker zonder enorme investeringen op voorhand te doen.

  • Statistieken van de website kunnen inzicht geven in de belangrijke pagina’s en bestanden uit het archief. Als bepaalde inhoud regelmatig wordt opgevraagd is het belangrijk die pagina’s toegankelijk te maken. Worden pagina’s zelden of nooit geraadpleegd, of neemt het bezoek sterk af, dan kan worden gesteld dat het niet loont deze pagina’s nog toegankelijk te maken. In combinatie met de mogelijkheid deze informatie alsnog toegankelijk op te vragen is hiermee een sluitend alternatief geboden, en worden kosten en tijd bespaard.

  • Zorg dat nieuwe inhoud die naar het archief gaat wel direct toegankelijk is.

Beleid vanaf 1 juli 2018

Op 1 juli 2018 treedt in Nederland nieuwe wetgeving in werking die het 'pas toe of leg uit'-regime voor digitale toegankelijkheid vervangt. Vanaf dat moment geldt de volgende regel:

  • De inhoud van archieven hoeft niet toegankelijk te zijn, als het archief aan de volgende twee voorwaarden voldoet:

    1. De inhoud van het archief is niet noodzakelijk voor actieve administratieve processen.

    2. De inhoud van het archief wordt niet meer bijgewerkt of aangepast na 23 september 2019.