Pdf-bestanden gemaakt na 1 januari 2015 moeten gewoon voldoen aan de webrichtlijnen

Pdf-bestanden die ná 1 januari 2015 zijn gemaakt moeten voldoen aan de webrichtlijnen, óf voorzien zijn van een toegankelijk alternatief.

Update 14 september 2017: In 2018 gaat Nederlandse wetgeving van kracht. Dit is van invloed op de regelgeving rond pdf-bestanden. Lees meer over de verplichtingen en uitzonderingen voor kantoorbestandsformaten onder het huidige en toekomstige beleid.

Verwarring rondom pdf

Er is veel verwarring over pdf-bestanden en de webrichtlijnen. Valt een pdf-bestand binnen de scope van de webrichtlijnen? Het antwoord is eenvoudig, kort en krachtig: Ja! De huidige versie van de webrichtlijnen (versie 2) geldt ook voor pdf-bestanden. In de vorige versie van de webrichtlijnen (versie 1) werden deze nog niet meegenomen. Versie 1 wordt vanaf 1 januari 2015 niet langer ondersteund. Om die reden moeten pdf-bestanden vanaf deze datum aan de webrichtlijnen voldoen, of zijn voorzien van een toegankelijk alternatief.

In het toepassingskader staat toegelicht dat dit niet met terugwerkende kracht geldt voor pdf-bestanden gemaakt vóór 1 januari 2015. Dit zou onevenredige inspanning vergen. Het moet wel altijd mogelijk zijn een alternatief voor het pdf-document op te vragen. Om de datum van een pdf te bepalen wordt bij een onderzoek op een aantal plaatsen naar een datum gezocht: eerst in de bestandseigenschappen van de pdf, dan in de tekst in het pdf-document zelf, en tenslotte op de webpagina met de link naar de pdf. Het moment waarop de pdf is gemaakt of voor het laatst is gewijzigd geldt als uitgangspunt. Als er geen datum kan worden gevonden, wordt de pdf automatisch meegenomen in het onderzoek.

Wanneer voldoet een pdf aan de webrichtlijnen?

Een pdf voldoet aan de webrichtlijnen als de inhoud toegankelijk is en als bij het opslaan gekozen is voor een versie van pdf die voldoet aan de eisen van een open standaard.

Toegankelijke inhoud

Om een toegankelijke pdf te creëren dienen dezelfde webrichtlijnen gevolgd te worden die voor alle webpagina’s gelden. Zo moeten afbeeldingen voorzien zijn van een tekstalternatief en moet de structuur van het document gemarkeerd worden (koppen, opsommingen, enzovoorts). De pdf-technieken van WCAG beschrijven hoe een pdf toegankelijk kan worden gemaakt. Het is zeker niet eenvoudig, maar met enige inspanning is vrijwel ieder pdf-document toegankelijk te maken.

Pdf-versie: open standaard

Bij het opslaan van de pdf moet gekozen worden voor de juiste pdf-specificatie. De volgende pdf-specificaties voldoen aan de eisen van een open standaard en kunnen dus gebruikt worden: PDF/UA-1 (beste keuze, want ontwikkeld voor toegankelijkheid), PDF/A-1a en PDF/A-2a.

Alternatieve versie

In plaats van het toegankelijk maken van de pdf zelf kan het eenvoudiger zijn dezelfde informatie te ontsluiten in een toegankelijke HTML-pagina. De HTML-pagina geldt dan als een toegankelijk alternatief voor de ontoegankelijke pdf.

Hoort bij