Stappenplan toegankelijke website

Zijn de digitale kanalen (websites en mobiele apps) van je organisatie op dit moment nog niet toegankelijk? Of weet je niet precies hoe de zaken ervoor staan? Gebruik dan dit stappenplan om concreet te maken wat je als organisatie al aan toegankelijkheid doet en nog gaat doen.

Het stappenplan is zo opgesteld dat je organisatie hiermee kan voldoen aan de wettelijke verplichting. Hiervoor is allereerst van belang dat je organisatie aantoonbaar werkt aan verbetering van de toegankelijkheid en voor elke website een toegankelijkheidsverklaring afgeeft. De wet vereist niet dat elke website meteen al voldoet aan alle toegankelijkheidseisen. Dit is iets waar de organisatie naartoe werkt binnen een redelijk haalbare termijn, op basis van een gestructureerde aanpak.

Het uitgangspunt van je plan van aanpak is een inventarisatie van de bestaande situatie. Zorg daarbij voor voldoende bestuurlijk draagvlak:

  • Is het bestuur van de organisatie op de hoogte van de wettelijke verplichting om de toegankelijkheid van websites en apps te optimaliseren op basis van de Europese standaard EN 301 549? Is dit ergens vastgelegd?
  • Is het het bestuur van de organisatie ervan op de hoogte dat zij een toegankelijkheidsverklaring moet accorderen per website?

Het stappenplan bestaat uit 6 stappen (samengevat in een stroomschema onderaan de pagina):

Stap 1: Overzicht

Ga na of er een overzicht bestaat van welke websites en mobiele apps onder de verantwoordelijkheid vallen van jouw organisatie. Regel het beheer van dit overzicht zodat het actueel blijft.

Is er geen compleet overzicht is van de websites en apps die onder verantwoordelijkheid vallen van jouw organisatie? Geef dan in ieder geval toegankelijkheidsverklaringen af voor de websites die wél bekend zijn. En maak een planning voor een volledige inventarisatie van websites en apps. Weet dat het Besluit digitale toegankelijkheid overheid geldt voor alle overheidswebsites en -apps.

Het uitgangspunt van je plan van aanpak is een inventarisatie. 

Stap 2: Eerste beoordeling

Verzamel alle informatie die bekend is over de toegankelijkheid van de digitale kanalen van jouw organisatie. Beoordeel per website en app of het haalbaar is om de bestaande omgeving te laten voldoen aan de toegankelijkheidsnorm (WCAG 2.1, niveau A + AA).

Doorloop de volgende stappen voor elke website en mobiele applicatie en maak een overzichtslijst.

  1. Bouw
    • Is bij de bouw van de website rekening gehouden met toegankelijkheid? Heeft de leverancier hier ervaring mee? Welk CMS wordt gebruikt en kun je hiermee voldoen aan de toegankelijkheidseisen?
  2. Externe systemen
    • Welke externe systemen gebruikt jouw organisatie? Denk aan zaaksystemen, een systeem om de website te archiveren, enzovoorts. Zijn er gegevens beschikbaar over de toegankelijkheid van deze systemen?
  3. Redactie
    • Zijn de redacteuren op de hoogte van de voor hen relevante toegankelijkheidseisen? Zo ja, op welke wijze is dit vastgelegd in processen rondom het beheer van de website?
    • Heeft de redactie trainingen gevolgd op het gebied van toegankelijkheid?

Blijkt uit een eerste beoordeling dat het niet haalbaar is om een website of app te laten voldoen aan de toegankelijkheidseisen? Maak dan een planning voor het opheffen van de huidige website of app, al dan niet gevolgd door volledige vernieuwing. Bied een toegankelijk alternatief zolang de huidige website nog live is.

Als besloten wordt een website op te heffen, vergeet dan niet om deze goed te archiveren. Alle informatie hierover vind je op de website van het Nationaal Archief.

Stap 3: Toegankelijkheidsonderzoek

Voer per website en app een volledig toegankelijkheidsonderzoek uit. Maak zo mogelijk gebruik van bestaand onderzoek. Zijn er in het recente verleden onderzoeken uitgevoerd om de toegankelijkheid van de site te meten? Waren deze onderzoeken volledig, oftewel zijn alle aspecten van de toegankelijkheid onderzocht? Zijn de rapporten van deze onderzoeken nog beschikbaar? De onderzoeksresultaten mogen niet ouder zijn dan 24 maanden.

Let op: Alleen met een onderzoek waarbij alle toegankelijkheidseisen worden meegenomen heb je een compleet inzicht in de toegankelijkheid. Er moet daarom een volledig onderzoek worden uitgevoerd op basis van WCAG-EM of gelijkwaardig. Automatische tests kunnen je een eind op weg helpen, maar bedenk dat ze lang niet alle succescriteria van WCAG kunnen testen. Je zult dus altijd ook een handmatig onderzoek moeten (laten) uitvoeren.

Lukt het niet om vóór 23 september 2020 een toegankelijkheidsonderzoek te laten uitvoeren? Plan dan voor de betreffende website een volledig onderzoek dat zo snel mogelijk na 23 september resultaten oplevert. In de toegankelijkheidsverklaring kun je dan aangeven dat het onderzoek is gepland.

Stap 4: Maatregelen

Op basis van de inventarisatie en de resultaten uit het toegankelijkheidsonderzoek bepaal je als organisatie welke maatregelen je gaat treffen om de toegankelijkheid van de website of mobiele applicatie te optimaliseren, zodat deze op een afzienbare termijn gaat voldoen aan de toegankelijkheidsnorm.

Denk hierbij aan de volgende maatregelen:

  1. Bestuurlijk draagvlak creëren
    Kaart het onderwerp aan bij het bestuur en informeer hen over de wettelijke verplichting. Stel het bestuur op de hoogte van de website en apps die onder verantwoordelijkheid van de organisatie vallen en waarvoor de wettelijke verplichting geldt.
  2. Betrek de organisatie
    Leg verantwoordelijkheden vast voor specifieke processen; taken en deelonderwerpen. Een hulp hierbij is de publicatie ‘Digitale toegankelijkheid in in jouw organisatie: wie doet wat?’. Zorg dat er structureel budget en capaciteit wordt gereserveerd. Zorg ook dat digitale toegankelijkheid een vast onderdeel is van het inkoopproces.
  3. Toegankelijkheidsonderzoek plannen en uitvoeren
    Maak een planning om een volledig toegankelijkheidsonderzoek uit te laten voeren voor alle websites en apps waarvoor dit nog niet is gedaan. Dit is een essentiële stap om grip te krijgen op digitale toegankelijkheid.
  4. Plan van aanpak opstellen per website en app
    Stel per website en app een plan van aanpak op basis van de uitkomsten van een volledig onderzoek. Benoem daarin de maatregelen om de toegankelijkheid te optimaliseren. Maak een planning wanneer de website of app volledig toegankelijk zal zijn. Denk aan maatregelen zoals:
    1. De eigen leverancier en/of een andere dienstverlener inschakelen voor (advies over) het toegankelijk maken en houden van de website.
    2. Afspraken maken met leveranciers van externe pakketten over het verbeteren van de toegankelijkheid van deze pakketten.
    3. Redacteuren een training laten doen of de informatie op deze website laten lezen.
    4. Een proces inrichten voor het toegankelijk publiceren van nieuwe informatie.
    5. Een proces inrichten om zelf intern periodiek op toegankelijkheid te testen.

Stap 5: Toegankelijkheidsverklaring

Nu je alles op een rijtje hebt kun je een nieuwe toegankelijkheidsverklaring gaan opstellen of een al bestaande gaan aanpassen. Maak hiervoor gebruik van de invulassistent. In de verklaring beschrijf je welke maatregelen je op welke termijn gaat treffen. Als je nog weinig weet over de toegankelijkheid van het kanaal, dan kan een eerste maatregel zijn om een volledig onderzoek te gaan uitvoeren. Heb je al de beschikking over de resultaten van zo'n onderzoek, dan volgt een uitgebreide beschrijving van de gevonden fouten, de te treffen maatregelen en de planning. De invulassistent loodst je er op een duidelijke manier doorheen.

Let hierbij op dat de verklaring een wettelijke verplichting is. Betrek dus collega´s die over compliance gaan. De verklaring dient voor akkoord getekend te worden door een voor webtoegankelijkheid verantwoordelijke functionaris of bestuurder van je organisatie.

Publiceer voor elke website of app een verklaring vóór 23 september 2020. Als je gebruik maakt van de invulassistent, kun je ervoor kiezen om de verklaring direct te publiceren in het centrale register op toegankelijkheidsverklaring.nl. Daarmee is de verklaring voor iedereen goed vindbaar.

Zorg dat elke verklaring minimaal één keer per jaar wordt geüpdatet.

Stap 6: Continue verbetering

De volgende stap bestaat uit het uitvoeren van de voorgenomen maatregelen. Resultaten van deze maatregelen neem je in de update van de toegankelijkheidsverklaring op. Heb je bijvoorbeeld een toegankelijkheidsonderzoek laten uitvoeren, dan kun je in de verklaring verwijzen naar het rapport. Met de invulassistent kun je een bestaande verklaring eenvoudig aanpassen.

Toegankelijkheid is geen eenmalig project, maar een doorlopend proces. Door organisatorische en procesmatige maatregelen te nemen kan toegankelijk werken een gewoonte worden binnen de organisatie. Daarnaast is het belangrijk om de vinger aan de pols te houden door regelmatig te testen.

De toegankelijkheidsverklaring moet minimaal één keer per jaar worden vernieuwd, zodat deze altijd actueel is. Tussentijds aanpassen mag natuurlijk ook. Om aan de wettelijke verplichting te blijven voldoen, moet uit de periodieke update van de verklaring blijken dat eerder geplande maatregelen zijn uitgevoerd en dat de toegankelijkheid aantoonbaar is verbeterd.

Stappenplan in één oogopslag

We hebben bovenstaande stappen ook samengevat in een stroomschema.